Informatique

Outlook et OneNote - Gagner du temps et s’organiser

Outlook et OneNote - Gagner du temps et s’organiser

Réf 1-OL-ONE
Durée 2 jours

Objectifs

Adapter Outlook 2016 et OneNote 2016 à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser.
Optimiser la gestion de ses mails au quotidien.
Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
Centraliser ses notes et idées dans OneNote 2016.
Exploiter ses ressources pour faciliter le travail collectif

Infos

Sessions à venir

12 mar-13 mar 2020
16 jui-17 jui 2020
01 sep-02 sep 2020

Certifications :

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Programme

Personnaliser Outlook 2016 pour l'adapter à son activité

  • Présentation générale
  • Personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
  • Adapter l’outil à son activité :
  • Définir des champs, des catégories, des indicateurs
  • Créer des modèles pour gagner du temps :
  • Intégrer des messages types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types

Gestion des mails au quotidien

  • Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP
  • Apprendre à utiliser les indicateurs de suivi et les outils de recherche
  • Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement
  • Enregistrer des actions rapides pour les usages courants
  • Transformer un message en rendez-vous ou en tâche
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote
  • Informer de son absence à l’ensemble d’une équipe

Gestion du carnet d'adresses

  • Créer et classer ses propres contacts et listes de distribution
  • Échanger des cartes de visite
  • Importer, exporter des contacts
  • Apprendre à utiliser l’outil de publipostage

Planifier, organiser et prioriser ses activités

  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels et périodiques
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
  • Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels

Centraliser ses notes et idées dans OneNote 2016

  • Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes
  • Saisir et hiérarchiser ses notes :
  • Créer des pages, sous-pages, indicateurs
  • Insérer divers types de notes :
  • Intégrer du texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou video
  • Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette

Organiser le travail collaboratif et collectif

  • Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote
  • Organiser des rendez-vous
  • Déléguer et suivre des tâches

En savoir +

Prérequis

Utilisateurs souhaitant optimiser l'utilisation d'Outlook 2016
Maitriser l’environnement Windows et les fonctions de base d’Outlook 2016

Moyens pédagogiques

Formateur expert dans le domaine
Mise à disposition d’un ordinateur, support de cours remis à chaque participant, vidéo projecteur, tableau blanc et paperboard
Feuille de présence signée en demi-journée, évaluation des acquis tout au long de la formation, questionnaire de satisfaction, attestation de stage

Possibilité de certification

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