Management

Classer utile, rapide et efficace

Classer utile, rapide et efficace

Réf 5-EP-CLAS
Durée 2 jours

Objectifs

Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et évolutif
Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches
Organiser les archives

Infos

Sessions à venir

17 jun-18 jun 2021
06 sep-07 sep 2021
25 nov-26 nov 2021

Certifications :

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Programme

Présentation de la formation, des participants et de leurs attentes spécifiques

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
  • Mettre en œuvre les principes du classement
  • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
  • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement

  • Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
  • Gestion du temps

Faciliter l'accès de tous à l'information

  • Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
  • Élaborer un plan de classement
  • Choisir des titres de dossiers pertinents
  • Structurer ses dossiers de façon pratique
  • Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
  • Faire coïncider le classement papier et micro
  • Choisir un matériel adapté

Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver

  • Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage.
  • Bonnes raisons de garder :
  • que garder
  • pendant combien de temps
  • selon quels critères
  • Connaître les durées légales de conservation des documents.
  • Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.

Classer avec PC

  • Concevoir ses bases de données
  • Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service

Optimiser sa messagerie

  • Fonctions d'Outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
  • Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.

Découvrir la gestion électronique des documents

Bilan, évaluation et synthèse de la formation

En savoir +

Prérequis

Pas de prérequis spécifique

Moyens pédagogiques

Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur
Travail d'échange avec les participants sous forme de réunion-discussion
Utilisation de cas concrets issus de l'expérience professionnelle
Validation des acquis par des questionnaires, des tests d'évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne 30 à 50%)
Remise d'un support de cours.

Possibilité de certification

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